Die Handels- und Industriekammer des Kantons Freiburg (HIKF) untersteht dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und den dazugehörigen Ausführungsverordnungen. In der vorliegenden Richtlinie werden die Praktiken und Standards der HIKF im Bereich der Bearbeitung von Personendaten beschrieben. Zudem wird erklärt, welche Personendaten von der HIKF bearbeitet werden und zu welchem Zweck, wem diese Daten übermittelt werden und welche Rechte die betroffenen Personen haben. Diese Richtlinie gilt in allen Fällen, in denen die HIKF für die Bearbeitung der Personendaten ihrer Kunden, Mitarbeiter, Partner und/oder Besucher ihrer Website verantwortlich ist.
Zur besseren Lesbarkeit der Richtlinie wird für Personenbezeichnungen nur die männliche Form verwendet. Diese Begriffe beziehen sich jedoch auf Personen aller Geschlechter.
1. Definitionen
Der Begriff «Personendaten» bezeichnet alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.
«Bearbeiten» bezieht sich auf jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Daten. Mit Bekanntgeben ist das Übermitteln oder Zugänglichmachen von Personendaten gemeint.
Der Begriff «betroffene Person» bezeichnet die natürliche Person, über die Personendaten bearbeitet werden.
2. Verantwortliche
Die Verantwortliche für die Bearbeitung ist die Handels- und Industriekammer des Kantons Freiburg (HIKF) mit Sitz an der Route du Jura 37b in 1700 Freiburg. Die HIKF ist ein privatrechtlicher Verband, dessen Finanzmittel aus Mitgliederbeiträgen, aus verkauften Dienstleistungen, aus Partnerschaften sowie aus verschiedenen Aufträgen stammen. Fragen oder Anliegen in Bezug auf die Bearbeitung von Personendaten durch die HIKF können an folgende E-Mail-Adresse übermittelt werden: droit@ccif.ch.
3. Grundsätze
Die HIKF legt grossen Wert auf die Einhaltung der Privatsphäre und den Schutz der Personendaten ihrer Mitglieder, Kunden, Partner und Mitarbeiter sowie der Personen, die sich bei ihr auf eine Stelle bewerben, und der Nutzer ihrer Website.
Welche Personendaten von der HIKF bearbeitet werden, hängt von der Art ihrer Beziehung zur betroffenen Person und vom Zweck der Bearbeitung ab. Nach den Grundsätzen der Zweckbindung und der Verhältnismässigkeit werden nur diejenigen Daten bearbeitet, die für den Zweck der Bearbeitung notwendig sind.
Jede Person, die von der HIKF angebotene Dienstleistungen in Anspruch nimmt, ihre Website nutzt oder einen Vertrag oder andere Partnerschaft mit diesem Verband abschliesst, erklärt sich mit der vorliegenden Vertraulichkeits- und Datenbearbeitungsrichtlinie einverstanden.
4. Mitglieder der HIKF, Kunden, Geschäftspartner, Personen, die an ihren Ausbildungen und Veranstaltungen teilnehmen oder die ein Interesse an ihren Dienstleistungen bekunden
Die HIKF bearbeitet die Personendaten, die sie folgendermassen erhält:
- die Personendaten, die von ihren Kunden und Geschäftspartnern sowie von den Personen, die an ihren Ausbildungen und Veranstaltungen teilnehmen oder die ein Interesse an ihren Dienstleistungen bekunden, zur Verfügung gestellt werden;
- die Daten, die von den Nutzern ihrer Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden; und
- die öffentlich zugänglichen Daten (beispielsweise im Internet, in sozialen Medien, in öffentlichen Registern oder in der Presse).
Bei den von der HIKF bearbeiteten Personendaten handelt es sich um Kontaktdaten, das heisst um Namen und Vornamen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, sowie um Berufsdaten, das heisst um den Namen des Unternehmens, in dem die betroffene Person arbeitet, ihren Titel und die ausgeübte Funktion. Es kann auch vorkommen, dass die HIKF andere Berufsdaten bearbeitet, etwa die Fachbereiche der betroffenen Person.
Der Zweck der Bearbeitung der oben genannten Personendaten durch die HIKF besteht darin, die gewünschten Dienstleistungen zu erbringen, mit ihren Mitgliedern, Partnern, Kunden und an ihren Dienstleistungen interessierten Personen zu kommunizieren und ihnen Auskunft zu erteilen sowie ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.
Je nach Situation beruht die Bearbeitung von Personendaten durch die HIKF in diesem Zusammenhang somit auf der Einwilligung der betroffenen Person, auf der Erfüllung des Vertrags zwischen der HIKF und ihrem Partner oder Kunden oder auf einer gesetzlichen Verpflichtung.
Bei von der HIKF organisierten Veranstaltungen oder Ausbildungen kann die HIKF oder einer ihrer Partner Ton-, Video- oder Fotoaufnahmen machen. Diese Aufnahmen, Videos und Fotos können von der HIKF zu Informations- und Marketingzwecken auf den Kanälen ihrer Wahl (Website, soziale Medien, Papiermagazin, Flyers usw.) verwendet werden. Ebenso kann eine Liste mit den Namen und Vornamen der Teilnehmer sowie dem Unternehmen, in dem sie tätig sind, und ihrer Funktion an alle Teilnehmer der betreffenden Veranstaltung oder Ausbildung und an die Referenten ausgehändigt werden, um das Networking und den Austausch zu erleichtern. Personen, die nicht gefilmt, fotografiert oder aufgenommen oder auf der Liste der Teilnehmer aufgeführt werden möchten, müssen die HIKF mindestens 3 Tage vor der betreffenden Veranstaltung oder Ausbildung per E-Mail an die Adresse info@ccif.ch darüber informieren.
Es besteht die Möglichkeit, sich für die verschiedenen Newsletters der HIKF anzumelden (Monatsnewsletters, Ausbildungen, Export, Innovation, Rechtliches, Familienunternehmen usw.). Dafür müssen die interessierten Personen ihren Namen und Vornamen und ihre E-Mail-Adresse angeben. Diese Daten werden im Tool Mailchimp gespeichert, das die HIKF für die Erstellung, den Versand und die Übermittlung ihrer Newsletters verwendet. Die Anmeldung für die Newsletters der HIKF ist freiwillig und die eingetragenen Personen haben jederzeit die Möglichkeit, sich abzumelden und somit von der Verteilerliste des/der entsprechenden Newsletters gelöscht zu werden.
Die Server von Mailchimp befinden sich in den Vereinigten Staaten Mailchimp verfügt über eine öffentlich zugängliche globale Datenschutzerklärung und hat die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union in seinen Nachtrag zur Datenverarbeitung aufgenommen.
Von der HIKF durchgeführte Umfragen werden mit dem Tool Survey Monkey erstellt und verwaltet. SurveyMonkey hat eine Datenschutzrichtlinie und einen Nachtrag zur Datenverarbeitung verabschiedet. Ausserdem ist es möglich, diese Zufriedenheitsumfragen auszufüllen, ohne Personendaten anzugeben.
Mailchimp und SurveyMonkey haben ihre Compliance mit dem EU-US Privacy Shield Framework (EU-US-Datenschutzschild) und dem Swiss-US Privacy Shield Framework (Schweiz-US-Datenschutzschild) zertifiziert.
5. Nutzer der Websites der HIKF und Personen, die diese Websites besuchen, um die online verfügbaren Informationen zu konsultieren
Beim Besuch oder der Nutzung der Websites der HIKF (www.hikf.ch, www.freiburglogin.ch, www.legef.ch, www.fribourgopen.ch) und ihrer Apps kann die HIKF Nutzungsdaten bearbeiten, einschliesslich der IP-Adresse des Besuchers oder Nutzers, seines ungefähren geografischen Standorts, der Art und Version seines Browsers, seines Betriebssystems, der Dauer seines Besuchs, der konsultierten Seiten, des Browserverlaufs und der Nutzungsfrequenz. Zweck dieser Bearbeitung ist die Analyse der Nutzung ihrer Websites sowie die Bewertung, inwiefern ihre Dienstleistungen an die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Mitglieder, Kunden und Partner angepasst sind. Sie beruht auf der Einwilligung des Besuchers oder Nutzers und auf dem berechtigten Interesse der HIKF, den Inhalt ihrer Websites zu sichern und zu verbessern sowie ihren Mitgliedern, Kunden und Partnern die gewünschten Dienstleistungen anzubieten.
Auf den Websites der HIKF wird das Tool Google Analytics 4 verwendet, um die Navigation auf diesen Websites anhand nicht persönlicher Daten zu messen und zu beurteilen. Dieses Tool übermittelt Cookies und Navigationsdaten auf den HIKF-Websites an die Server von Google, die sich ausserhalb der Schweiz, z. B. in den Vereinigten Staaten, befinden können. Google Analytics 4 speichert und bewahrt keine individuellen IP-Adressen auf, sondern liefert ungefähre Standortdaten, indem die folgenden Metadaten aus den IP-Adressen abgeleitet werden: Stadt (und von der Stadt abgeleitete Breiten- und Längengrade), Kontinent, Land, Region, Subkontinent (und entsprechende Identifikatoren). Zudem bietet Google Analytics 4 die Möglichkeit, mithilfe von Befehlen die Erhebung der Daten aus Google-Signalen für jede Region sowie die Erhebung genauer Standort- und Gerätedaten für jede Region zu deaktivieren.
Auf der Website der HIKF (www.hikf.ch) ist ein Meta Pixel vorhanden. Es ermöglicht die Analyse der Navigation auf diese Website, die durch Publikationen auf sozialen Medien generiert wird, welche die Website erwähnen.
6. Bewerber und Mitarbeiter der HIKF
Bei Bewerbungen auf eine Stelle bei der HIKF bearbeitet diese die Personendaten, die der Bewerber in Bezug auf seine Berufserfahrung, seine Ausbildung, seine Berufsqualifikationen, seine Kontaktdaten, seine Staatsangehörigkeit, seinen Zivilstand und alle anderen Angaben in seinem Lebenslauf zur Verfügung stellt. Die Bearbeitung beruht auf der Einwilligung, die durch die Bewerbung stillschweigend an die HIKF erteilt wird oder die einem Dienstleister, den die HIKF im Rahmen einer Stellenausschreibung beauftragt hat, gegeben wird.
In Bezug auf die Mitarbeiter der HIKF bearbeitet diese ihre Personendaten, die mit ihrem Lohn und den Sozialversicherungen verbundenen Elemente, ihre Ausweise, Fotografie, Bankbeziehung, Mitarbeiterbeurteilungen, Entwicklungspläne, Disziplinarmassnahmen, Korrespondenz, ihr Benutzerkonto und ihre Log-Systeme und ihre geschäftlichen und privaten Telefonnummern. Je nach den Umständen beruht die Behandlung auf der Erfüllung des Arbeitsvertrages zwischen der HIKF und ihren Mitarbeitern und/oder einer gesetzlichen Verpflichtung oder auch auf dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bearbeitet die HIKF die für die Auflösung des Vertragsverhältnisses notwendigen Daten. Anschliessend werden die Personalakten der Mitarbeiter gemäss den geltenden gesetzlichen Vorschriften bereinigt und archiviert.
7. Datensicherheit, -aufbewahrung und -übermittlung
Um eine angemessene Sicherheit der Personendaten zu gewährleisten, ergreift die HIKF die gesetzlich vorgeschriebenen und insbesondere dem Stand der Technik, der Art und dem Umfang der Bearbeitung sowie dem damit verbundenen Risiko für die Persönlichkeit und die Grundrechte der betroffenen Personen angepassten technischen und operativen Massnahmen. Die HIKF trifft geeignete Sicherheitsmassnahmen, um die von ihr bearbeiteten Personendaten vor Diebstahl, Missbrauch, unabsichtlicher Veröffentlichung oder Vernichtung zu schützen. Ebenfalls setzt die HIKF Massnahmen um, welche die Vertraulichkeit sowohl in ihren Prozessen als auch in den technischen Bearbeitungssystemen gewährleistet wird.
Die von der HIKF bearbeiteten Personendaten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erreichung des Zwecks der betreffenden Bearbeitung, zur Einhaltung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen und/oder zur Wahrung ihrer Interessen erforderlich ist. Sie werden vernichtet oder anonymisiert, wenn sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr benötigt werden oder keine Aufbewahrungspflicht oder kein Interesse an ihrer Aufbewahrung mehr besteht.
Gewisse Daten werden von der HIKF an Auftragsbearbeiter und Partner übermittelt, um Versicherungsdeckungen zu erhalten oder zu bewahren, Risiken zu verwalten, gewisse administrative oder finanzielle Aufgaben auszulagern sowie die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Personendaten dürfen ins Ausland übermittelt werden, wenn das betreffende Land über eine Gesetzgebung verfügt, die ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet, ein internationales Organ ein angemessenes Schutzniveau sicherstellt oder ein angemessenes Schutzniveau durch eine der gesetzlich vorgesehenen Lösungen gewährleistet ist.
8. Rechte der betroffenen Personen
Jede Person kann bei der HIKF Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden.
Werden von der HIKF Personendaten über sie bearbeitet, so räumt das Gesetz der betroffenen natürlichen Person unter bestimmten Voraussetzungen folgende Rechte ein:
- Recht, bestimmte Informationen über die Bearbeitung dieser Daten zu erhalten, insbesondere die bearbeiteten Personendaten als solche (Art. 25 ff. DSG);
- Recht auf Herausgabe oder Übertragung von Personendaten, die sie ihr bekannt gegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28-29 DSG);
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 32 Abs. 1 DSG);
- Recht, bei rechtswidriger Persönlichkeitsverletzung zu verlangen, dass eine bestimmte Datenbearbeitung verboten wird, eine Bekanntgabe von Personendaten an Dritte untersagt wird und/oder Personendaten gelöscht oder vernichtet werden (Art. 32 Abs. 2 DSG);
- Recht auf Anbringung eines Bestreitungsvermerks bei Personendaten, deren Richtigkeit oder Unrichtigkeit nicht festgestellt werden kann (Art. 32 Abs. 3 DSG)
- Recht, zu verlangen, dass die Berichtigung, die Löschung oder die Vernichtung, das Verbot der Bearbeitung oder der Bekanntgabe an Dritte, der Bestreitungsvermerk oder das Urteil Dritten mitgeteilt oder veröffentlicht wird (Art. 32 Abs. 4 DSG).
Um diese Rechte auszuüben, kann per E-Mail an die Adresse droit@ccif.ch oder per Post ein Schreiben an die HIKF gerichtet werden.
Die Ausübung dieser Rechte unterliegt den geltenden gesetzlichen Bedingungen. In bestimmten gesetzlich vorgesehenen Fällen kann die Auskunft und/oder die Herausgabe oder Übertragung von Personendaten verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden. Die HIKF wird die an sie gerichteten Ersuchen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen bearbeiten, was bedeutet, dass sie nicht in jedem Fall verpflichtet ist, dem Ersuchen stattzugeben.
9. Änderungen der Vertraulichkeits- und Datenbearbeitungsrichtlinie
Diese Vertraulichkeits- und Datenbearbeitungsrichtlinie kann von der HIKF jederzeit geändert werden, insbesondere um sie an die geltenden Rechtspraktiken und -vorschriften anzupassen.
Fassung vom 18. Dezember 2023